İlk personel alımında bordro ve SGK adımları

İlk çalışanın işe başlaması, işletmeye yeni bir yükümlülük takvimi ekler. Bu takvimin başlangıcı, çalışmanın fiilen başladığı gün değil, ondan önce tamamlanması gereken bildirimlerdir.

İlk personel alımında yapılan hataların büyük çoğunluğu bilgi eksikliğinden değil sıralama hatasından doğar: doğru işlem, yanlış zamanda yapılır. Aşağıda sıra ve süreler üzerinden ilerliyoruz.

İki ayrı bildirge, iki ayrı süre

En sık karıştırılan konu budur, çünkü isimleri benzer:

İşyeri bildirgesi, işyerinin Kuruma tescil edilmesini sağlar. Bu bildirge, en geç sigortalı çalıştırılmaya başlanılan tarihte verilir. İşyerinin devri, birleşmesi veya nakli gibi hâllerde ise ayrı süreler işler.

Sigortalı işe giriş bildirgesi, çalışanın kendisi içindir. Kural olarak çalışmanın başladığı günden en az bir gün önce verilir.

Bu ikisi farklı belgelerdir ve farklı sürelere tabidir. “İşyerini açtım, bildirimi yaptım” demek, çalışanın bildiriminin yapıldığı anlamına gelmez.

İşe giriş bildiriminin istisnaları

İşe giriş bildiriminin bir gün önce yapılması genel kuraldır, ancak mutlak değildir. Mevzuat belirli durumlar için farklı süreler öngörür:

• İnşaat, balıkçılık ve tarım işyerlerinde bildirim, en geç sigortalının çalışmaya başlatıldığı gün yapılabilir.
• İlk defa tescil edilen işyerlerinde, tescil tarihinden itibaren belirli bir süre içinde işe alınan sigortalılar için ayrı bir süre uygulanır.
• Yabancı uyruklu çalışanlarda çalışma izninin işverene tebliğ edildiği tarihten itibaren ayrı bir süre söz konusudur.

İşletmenin hangi kapsamda olduğu ayrıca değerlendirilmelidir; genel kuralın kendi durumuna uyduğunu varsaymak riskli olur. Güncel süreler için Sosyal Güvenlik Kurumu işveren rehberleri esas alınmalıdır.

İşe başlarken tamamlanacaklar

• İşyeri dosyasının açılması ve işyeri bildirgesinin verilmesi
• Sigortalı işe giriş bildirgesinin süresinde verilmesi
• Yazılı iş sözleşmesi — belirli süreli sözleşmelerde ve bazı hâllerde yazılı şekil zorunludur; her durumda yazılı olması ileride ispat kolaylığı sağlar
• Çalışana yönelik kişisel verilerin işlenmesine ilişkin bilgilendirme
• İş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerinin kapsamının belirlenmesi
• Özlük dosyasının açılması

Özlük dosyası çoğu zaman atlanır. İşveren, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek ve mevzuat gereği istenen belgeleri burada saklamakla yükümlüdür. Bu dosya bir denetimde ilk istenen şeylerdendir.

Her ay tekrar eden işler

Ücret kesintileri ile sosyal güvenlik prim ve hizmet bilgileri, tek bir beyannamede birleştirilmiştir: Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi. Daha önce ayrı verilen muhtasar beyanname ile aylık prim ve hizmet belgesi artık birlikte verilir.

Beyanname izleyen ayın belirlenen gününe kadar verilir; primler ise takip eden ayın sonuna kadar ödenir. Beyan ve ödeme son günleri aynı tarih değildir — bu ayrım gecikme zammının en sık sebebidir. Güncel son günler için GİB Vergi Takvimi izlenmelidir.

Aylık düzenin diğer parçaları:

• İzin, rapor ve fazla mesai bilgilerinin ay içinde iletilmesi
• Bordroların hazırlanması ve çalışana iletilmesi
• Ücret ödemelerinin yapılması ve belgelenmesi
• İşten ayrılan varsa çıkış bildiriminin süresinde yapılması

Ücretin banka aracılığıyla ödenmesi

Ücret ödemelerinin banka aracılığıyla yapılması zorunluluğu, Türkiye genelinde belirli sayıda işçi çalıştıran işverenler için geçerlidir. Bu sayı 4 Haziran 2025’te yapılan yönetmelik değişikliğiyle beşten üçe indirilmiştir.

Bu değişiklik, daha önce kapsam dışında kalan küçük işletmelerin bir kısmını kapsama aldı. Eski sayıya göre yapılan değerlendirme bugün yanıltıcı olur.

İzin, rapor ve fazla mesai

Bordronun doğruluğu, ay içinde tutulan kayıtlara bağlıdır. Ay kapandıktan sonra hatırlanmaya çalışılan izin ve fazla mesai bilgileri hem hatalı bordroya hem de sonradan düzeltme yüküne yol açar.

Pratik çözüm basittir: izin talepleri yazılı alınır, raporlar geldiği gün iletilir, fazla mesai varsa aynı hafta kaydedilir. Küçük işletmelerde bunun için tek bir paylaşımlı tablo yeterlidir.

Prim teşvik ve indirimleri

Sosyal güvenlik mevzuatında, işverenlerin belirli koşulları sağlaması hâlinde yararlanabileceği çok sayıda prim teşviki ve indirimi bulunur. Bunlardan yararlanmak çoğu zaman başvuru ve koşul takibi gerektirir; kendiliğinden uygulanmaz.

Hangi teşviklerin işletmeye uygun olduğu; sektöre, çalışan profiline, işe giriş tarihine ve borç durumuna göre değişir. Bu nedenle genel bir liste üzerinden karar vermek yerine, işletmenin kendi durumuna göre değerlendirme yapılması gerekir. Güncel teşvik listesi SGK tarafından yayımlanır.

Sık karşılaşılan eksikler

• İşyeri bildirgesi ile işe giriş bildirgesinin karıştırılması
• İşe giriş bildirgesinin çalışma başladıktan sonra verilmesi
• İş sözleşmesinin yazılı hâle getirilmemesi
• Özlük dosyasının hiç açılmaması
• Fazla mesai ve izin kayıtlarının ay kapandıktan sonra toplanması
• Banka ödeme zorunluluğunun eski işçi sayısına göre değerlendirilmesi
• Çıkış bildiriminin geciktirilmesi
• Beyanname son günü ile ödeme son gününün aynı sanılması

Düzen kurulduğunda

İlk personel alımı, işletme için bir eşiktir: o güne kadar yalnızca vergi tarafında olan yükümlülüklere, sosyal güvenlik ve iş hukuku tarafı eklenir. Bu iki tarafın takvimi farklıdır ve ayrı ayrı izlenmesi gerekir.

Bildirimler süresinde yapıldığında ve aylık kayıt düzeni kurulduğunda süreç kendiliğinden işler hâle gelir. Sonradan düzeltilen bir bildirim, süresinde yapılmış bir bildirimden her zaman daha maliyetlidir.

Kaynaklar

• İş Kanunu ve Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu — mevzuat.gov.tr
• İşveren yükümlülükleri, bildirim süreleri ve prim teşvikleri — sgk.gov.tr
• Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi son günleri — GİB Vergi Takvimi